Erstellen einer professionellen Tagesordnung!

Jedes größere Meeting beginnt mit einer Tagesordnung, allerdings erfordert das Erstellen einer Tagesordnung Organisation, Kommunikation und ggf. das Nachverfolgen von Änderungen.

Schönerweise gibt es Software, die Sie bei diesem ansonsten evtl. ziemlich chaotischen Vorgang unterstützt und so das Leben diesbezüglich erleichtert. Ein Beispiel dafür ist MeetingBooster, ein Werkzeug zum Erstellen einer Tagesordnung, das dafür sorgt, dass Ihre Tagesordnung automatisch professionell aussieht und alle für ein effizientes Meeting nötigen Elemente enthält – jederzeit.

1 Tagesordnung-Vorlagen

Viele Themen, die eine Tagesordnung enthält, wiederholen sich häufig. Für viele Meetings kann die Tagesordnung eines früheren Meetings verwendet und ohne großen Aufwand angepasst werden. Für Unternehmen, die ihre Tagesordnungen standardisieren wollen, kann die Verwendung einer entsprechenden Tagesordnungs-Vorlage äußerst hilfreich sein.

Beim Erstellen einer Tagesordnung kann entweder auf eine der beiliegenden Vorlagen verwendet oder eine eigene Tagesordnung-Vorlage erstellt werden. Vorlagen können z.B. in MeetingBooster auch mit einer Meeting-Serie verknüpft werden.

2 Arbeiten mit Tagesordnung-Themenvorschlägen

Oft hat der Gastgeber eines Meetings Probleme beim Benennen von Themen in der Tagesordnung. Eine Funktion „Themenvorschläge“ (wie in MeetingBooster ) ermöglicht es ihm, Themenvorschläge von den Teilnehmern anzufordern, was das Erstellen der Tagesordnung oft erheblich erleichtert.

Teilnehmer können ihr Feedback zu Tagesordnung abgeben; der Veranstalter kann dann entscheiden, ob ein Vorschlag abgelehnt oder in die finale Tagesordnung übernommen wird.

Manchmal muss die Tagesordnung von einem Vorgesetzten oder Kollegen genehmigt werden. Eine Tagesordnung-Genehmigungsfunktion vereinfacht diesen Prozess deshalb von Beginn bis zum Ende erheblich.

Der Veranstalter eines Meetings kann dabei einzelne Nutzer definieren, welche die Tagesordnung genehmigen müssen. Sie werden elektronisch darüber benachrichtigt, können die Tagesordnung genehmigen oder ablehnen und senden diese Entscheidung zurück – alles mit wenigen Mausklicks.

3 Erstellen einer Tagesordnung

Mit einem Tagesordnungs-Tool wie in MeetingBooster kann der Organisator eines Meetings eine professionelle Tagesordnung mit nur wenigen Mausklicks erstellen. Ein einfaches Menüband im MS Office-Stil erlaubt das Hinzufügen von Themen, Unter-Themen, Beschreibungen, Präsentatoren und mehr. Sie können Teilnehmer zu Co-Organisatoren machen, die Ihnen beim Erstellen der Tagesordnung behilflich sind.

Sie können Dateien anhängen, SharePoint-Dateien verlinken oder Hyperlinks generieren. Die Dateien werden in die fertige PDF-Version der Tagesordnung für die Teilnehmer integriert.

Wenn Sie Zeitfenster für die einzelnen Themen definieren müssen, hilft Ihnen eine intelligente Zeitverteilungs-Funktion dabei, die einzelnen Zeiten innerhalb der Tagesordnung entsprechend zu verteilen – eine wirkliche Zeitersparnis!

So stellt eine Software wie z.B. MeetingBooster sicher, dass Ihre Tagesordnung eine tragfähige Basis für ein erfolgreiches Meeting darstellt – garantiert.

4 Erstellen einer Tagesordnung z.B. mit MeetingBooster:

Das Verteilen der Tagesordnung sollte so einfach wie möglich sein. Mit einem automatisierten Tagesordnung-Verteilungssystem wie in MeetingBooster kann der Organisator sehr einfach alle oder nur bestimmte Teilnehmer auswählen, welche die finale Tagesordnung erhalten sollen. Da die E-Mail-Adressen der Teilnehmer im System gespeichert sind, funktioniert das Verteilen der Tagesordnung automatisch. Damit ist sichergestellt, dass die Teilnehmer die Tagesordnung noch vor dem Meeting erhalten. Sie können die Tagesordnung auch an Gäste, die Sie zum Meeting eingeladen haben, versenden. An die Tagesordnung angehängte Dateien werden dabei ins PDF-Dokument, das die Teilnehmer erhalten, eingebunden.

Das Programm kümmert sich dabei sogar um die Formatierung der Tagesordnung, sodass diese professionell aussieht, alle benötigten Information enthält und leicht zu verstehen ist.

Durch anpassbare Layouts und Stile sorgt die Software insgesamt für ein professionelles Erscheinungsbild.